Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее Закон) в действующей редакции, Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119, нормативными правовыми актами ФСТЭК России о составе и содержании мер по обеспечению безопасности персональных данных, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области защиты персональных данных.

1.2. Политика определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности, предпринимаемые ООО «Инплес» (далее Оператор), юридическим лицом, являющимся оператором персональных данных сайта и сервиса «ГранаЙ».

1.3. Политика действует в отношении персональных данных, которые Оператор обрабатывает как оператор, получая их от субъектов персональных данных (далее Пользователи) при использовании веб-сайта granai.ru и его поддоменов, а также сервиса «ГранаЙ» (далее Сервис). Персональные данные, которые содержатся в документах и переписке, загружаемых Пользователем в Сервис, Оператор обрабатывает по поручению Пользователя (раздел 11.2).

1.4. Пользователь подтверждает ознакомление с Политикой при входе в Сервис. Согласие на обработку персональных данных и согласие на трансграничную передачу персональных данных даются отдельно: https://granai.ru/legal/consent и https://granai.ru/legal/cross-border.

1.5. Настоящая Политика размещена в открытом доступе на сайте Оператора по адресу: https://granai.ru/legal/privacy.

2. Сведения об Операторе

Реквизит	Значение
Полное наименование	Общество с ограниченной ответственностью «Инплес»
Сокращённое наименование	ООО «Инплес»
ИНН / КПП	9721243302 / 772101001
ОГРН	1247700772472
Юридический адрес	109156, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Выхино-Жулебино, ул. Саранская, д. 4/24, помещ. 5/1
Регистрационный номер в реестре операторов персональных данных	77-25-239740
Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных	Никифоров Арсений Владимирович
Контактный email по вопросам ПДн	pd@inples.ru
Сайт и сервис	https://granai.ru, «ГранаЙ»

3. Правовые основания обработки персональных данных

Оператор осуществляет обработку персональных данных на следующих правовых основаниях:

3.1. Согласие субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6, ст. 9 Закона): согласие на обработку персональных данных и согласие на трансграничную передачу персональных данных, которые Пользователь даёт при входе в Сервис; согласие при заполнении форм на сайте и направлении обращений.

3.2. Исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных, и заключение договора по его инициативе (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона): пользовательское соглашение (https://granai.ru/legal/terms).

3.3. Исполнение обязанностей, возложенных законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона).

3.4. Законный интерес Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона): обеспечение работоспособности и безопасности Сервиса, сбор обезличенной статистики использования, подтверждение полученных согласий.

3.5. Поручение оператора (ч. 3 ст. 6 Закона): персональные данные доверителей Пользователя и третьих лиц в документах и переписке, загружаемых Пользователем, Оператор обрабатывает по поручению Пользователя, который является их оператором (раздел 11.2).

4. Цели обработки персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные исключительно в следующих целях:

4.1. Регистрация Пользователя в Сервисе и обеспечение доступа к личному кабинету.

4.2. Идентификация и аутентификация Пользователя.

4.3. Предоставление функций Сервиса: хранение материалов дел, распознавание текста документов, подготовка ответов ИИ-ассистента, кратких описаний документов, сводок по делу и документов по запросам Пользователя.

4.4. Направление писем с кодом входа, приглашений и уведомлений, связанных с использованием Сервиса.

4.5. Учёт использования ИИ-моделей (расхода) и разбор оценок ответов ИИ-ассистента для улучшения Сервиса.

4.6. Подтверждение полученных согласий и ознакомления с документами Сервиса.

4.7. Сбор обезличенной статистики посещаемости и использования Сервиса для улучшения его работы.

4.8. Обеспечение безопасности Сервиса.

4.9. Рассмотрение обращений субъектов персональных данных.

4.10. Выполнение требований законодательства РФ.

5. Перечень обрабатываемых персональных данных

Категория данных	Конкретный состав	Цель сбора
Идентификационные данные	Фамилия, имя, специализация (при указании)	Идентификация Пользователя, предоставление Сервиса
Контактные данные	Адрес электронной почты	Регистрация, вход, письма и уведомления
Контактные данные	Номер телефона (при указании в обращении)	Связь с Пользователем по его обращению
Технические данные	IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, дата и время входа, сведения о сеансах	Вход, безопасность, работоспособность
Сведения о согласиях	Вид и редакция документа, контрольная сумма текста, дата и время, IP-адрес, сведения о браузере	Подтверждение согласий
Сведения об использовании	Модель, объём и стоимость запросов, без содержания; оценки ответов ИИ-ассистента и комментарии к ним	Учёт расхода, улучшение Сервиса
Содержание обращений	Текст обращения и ответа	Рассмотрение обращений
Файлы cookie	Сессионные cookie, cookie аналитики	Поддержание сессии, обезличенная аналитика
Материалы дел	Документы, файлы, переписка в чатах и запросы Пользователя, в том числе персональные данные доверителей и третьих лиц	Предоставление Сервиса по поручению Пользователя (раздел 11.2)

6. Способы обработки персональных данных

6.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных автоматизированным и неавтоматизированным способами.

6.2. Передача данных осуществляется по защищённым каналам связи с использованием шифрования (протокол TLS/HTTPS).

6.3. Перед передачей ИИ-моделям текст обезличивается в порядке раздела 9.

7. Сроки обработки и хранения

Категория данных	Срок хранения	Основание
Данные учётной записи	Срок действия учётной записи; после удаления учётной записи или отзыва согласия уничтожаются в срок не более 30 дней	п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ч. 5 ст. 21 Закона
Документы и материалы дел, загруженные в Сервис	Срок действия учётной записи или до заявления об удалении (раздел 11.1)	Поручение Пользователя (ч. 3 ст. 6 Закона)
Сведения о согласиях	3 года после прекращения действия согласия	ч. 3 ст. 9 Закона, п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона
Сведения о расходе	24 месяца с даты запроса; при удалении рабочего пространства хранятся без адреса электронной почты	Законный интерес
Журнал обезличивания (типы и количество найденных персональных данных, без самих значений)	3 года	Законный интерес (безопасность)
Серверные логи	12 месяцев	Законный интерес (безопасность)
Кэш ответов шлюза ИИ-моделей (обезличенные ответы)	до 24 часов	Предоставление Сервиса

По достижении целей обработки или по истечении сроков хранения Оператор уничтожает персональные данные в срок не позднее 30 дней (ч. 4 ст. 21 Закона), если иной срок не установлен законом или договором. Порядок уничтожения, исключения и срок хранения резервных копий описаны в разделе 11.1.

8. Передача персональных данных третьим лицам

8.1. Оператор вправе передавать персональные данные третьим лицам исключительно в случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе в порядке, указанном в разделе 9.

8.2. Оператор поручает обработку персональных данных: ООО «Бегет» (ИНН 7801451618; размещение серверов, хранилище файлов и резервных копий на территории Российской Федерации); Resend, Inc. (США; отправка писем с кодом входа и приглашений); лицам из перечня получателей, указанного в разделе 9.

8.3. Оператор не передаёт персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей без отдельного явного согласия Пользователя.

9. Трансграничная передача

9.1. Для подготовки ответов ИИ-ассистента, кратких описаний документов, сводок по делу и документов по запросу Пользователя Оператор передаёт текст запросов Пользователя, переписки в чатах с ИИ-ассистентом и документов, загруженных в Сервис, лицам, предоставляющим языковые модели и находящимся за пределами Российской Федерации, в том числе в государствах, не обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных. Перечень получателей и государств размещён по адресу: https://granai.ru/legal/cross-border/recipients.

9.2. Перед передачей текст автоматически обезличивается: фамилии, имена и отчества, наименования организаций, адреса, номера телефонов, адреса электронной почты, даты рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, ОГРН, ОГРНИП, КПП, БИК, номера счетов и банковских карт, ссылки на страницы в социальных сетях заменяются условными обозначениями. Прочие даты, суммы, номера дел, наименования судов, должности и описания обстоятельств не заменяются. Обезличивание выполняется автоматически; сведения, которые оно не распознало, передаются в том виде, в каком они содержатся в тексте.

9.3. Таблица соответствия условных обозначений исходным значениям (карта замен обезличивания) получателям не передаётся. Она хранится у Оператора на территории Российской Федерации в зашифрованном виде ключом рабочего пространства (раздел 11.1). Поскольку карта замен есть у Оператора, а в тексте остаются сведения, указанные в п. 9.2, обезличенный текст остаётся персональными данными, и Оператор передаёт его по правилам о трансграничной передаче.

9.4. Трансграничная передача персональных данных Пользователя осуществляется на основании его согласия на трансграничную передачу персональных данных: https://granai.ru/legal/cross-border. Персональные данные, которые содержатся в документах клиентов Пользователя, Оператор передаёт по поручению Пользователя (раздел 11.2; пользовательское соглашение, раздел 7).

9.5. Запросы к ИИ-моделям проходят через сервер Оператора за пределами Российской Федерации; на том же сервере собираются сведения об ошибках Сервиса, в которые могут попасть адрес электронной почты и IP-адрес Пользователя. Для отправки писем с кодом входа и приглашений Оператор передаёт адрес электронной почты Пользователя и название рабочего пространства сервису рассылки Resend, Inc. (США). Получатели указаны в перечне по адресу из п. 9.1.

9.6. Базы данных Сервиса размещаются на серверах, расположенных на территории Российской Федерации.

10. Меры по обеспечению безопасности

Оператор принимает организационные и технические меры для защиты персональных данных: шифрование TLS/HTTPS, шифрование содержимого загруженных документов при хранении отдельным ключом для каждого рабочего пространства, автоматическое обезличивание текста и проверку исходящего текста перед передачей языковым моделям с отказом в отправке при обнаружении персональных данных (раздел 9), разграничение прав доступа, запись действий работников в журнал, межсетевое экранирование, резервное копирование в зашифрованном виде, мониторинг событий безопасности.

11. Права субъекта персональных данных

В соответствии со ст. 14-17 Закона Пользователь имеет право:

• Получить информацию об обработке своих персональных данных, в том числе о трансграничной передаче.
• Требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных.
• Требовать удаления персональных данных.
• Отозвать согласие на обработку.
• Обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд.

11.1. Шифрование и удаление данных

Содержимое документов, которые Пользователь загружает в Сервис, и то, что из них извлечено или подготовлено ИИ-ассистентом, хранится в зашифрованном виде, за исключением данных, перечисленных ниже. Для каждого рабочего пространства (организации или отдельного юриста) используется собственный ключ шифрования.

По письменному требованию владельца рабочего пространства Оператор уничтожает ключ этого пространства в течение 10 рабочих дней и направляет подтверждение. После уничтожения ключа расшифровать следующие данные невозможно, в том числе Оператору: загруженные файлы и текст, распознанный из них; краткие описания документов; сводки истории чатов; документы, подготовленные ИИ-ассистентом; документы, открытые или созданные в редакторе, в том числе копии документов, подготовленных ИИ-ассистентом, их версии и комментарии (кроме названий документов); цитаты из документов, на которых построены связи между ними; версии сводки по делу; содержимое карточек досье; учётные данные подключённых внешних сервисов (интеграций); карта замен обезличивания (какие имена, названия и реквизиты чем заменены перед отправкой ИИ-модели). Резервные копии базы данных хранятся 30 дней и содержат ключ в том виде, в каком он был на дату копии. До истечения этого срока Оператор технически может восстановить ключ из такой копии, поэтому для резервных копий, сделанных до уничтожения ключа, расшифровка становится невозможной и для Оператора по истечении срока их хранения. Резервные копии используются только для восстановления после сбоя; если восстановление понадобится, Оператор повторно уничтожает ключи по всем исполненным к этому времени требованиям.

Уничтожение ключа не затрагивает данные, которые не зашифрованы этим ключом: названия и реквизиты документов (тип документа, стороны, ИНН и ОГРН, номера дел, даты, суммы), по которым Сервис находит связи между документами; названия дел, чатов, файлов и документов, имя клиента в карточке дела, события календаря и уведомления; текст сообщений в чатах с ИИ-ассистентом; учётные данные пользователей; сведения о расходе (адрес электронной почты, модель, объём и стоимость запросов, без содержания запросов); служебные кэши и журналы (кэш ответов шлюза, журнал действий администраторов).

Для удаления всех данных рабочего пространства, включая перечисленные в предыдущем абзаце, владелец направляет заявление на pd@inples.ru. Оператор удаляет данные из рабочих систем в срок не позднее 30 дней с даты получения заявления и уничтожает ключ шифрования. Данные в резервных копиях удаляются по истечении срока их хранения, 30 дней; до этого резервные копии недоступны для обработки и используются только для восстановления после сбоя. Об уничтожении Оператор направляет подтверждение. Удаление данных и уничтожение ключа Оператор выполняет вручную по внутреннему регламенту. После удаления сохраняются: журнал действий администраторов (записи о действиях сотрудников Оператора с рабочим пространством, в том числе об удалении, с идентификатором пространства и счётчиками, без содержимого документов и переписки); факты согласий пользователей с документами Сервиса (кто, когда и с какой редакцией согласился), которые Оператор хранит 3 года, чтобы подтвердить полученные согласия; сведения о расходе без адреса электронной почты (модель, объём и стоимость запросов).

Если данные нужно сохранить на время спора или по требованию закона, срок удаления соответственно переносится, о чём Оператор сообщает заявителю.

11.2. Документы клиентов Пользователя

Документы клиентов Пользователя Оператор обрабатывает по поручению Пользователя (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ); требование об уничтожении ключа и удалении данных направляет Пользователь (владелец рабочего пространства).

12. Порядок отзыва согласия

Пользователь вправе отозвать согласие на обработку персональных данных или согласие на трансграничную передачу, направив заявление:

• По электронной почте: pd@inples.ru
• Почтовым отправлением: 109156, г. Москва, ул. Саранская, д. 4/24, помещ. 5/1

С даты поступления отзыва доступ Пользователя к кабинету Сервиса закрывается целиком: без этих согласий Оператор не может предоставлять функции Сервиса. Доступ открывается вновь, если Пользователь при следующем входе снова даст согласие. Если согласие не дано повторно, Оператор прекращает обработку в срок не позднее 30 дней с даты получения заявления, если иное не предусмотрено законом. Порядок удаления данных, исключения и срок хранения резервных копий описаны в разделе 11.1.

13. Контакты по вопросам персональных данных

• Электронная почта: pd@inples.ru
• Почтовый адрес: 109156, г. Москва, ул. Саранская, д. 4/24, помещ. 5/1
• Ответственный за организацию обработки персональных данных: Никифоров Арсений Владимирович

14. Заключительные положения

Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Актуальная версия размещается по адресу: https://granai.ru/legal/privacy.

К настоящей Политике применяется законодательство Российской Федерации.